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Teil von Agenturprojekt steuern mit Status, Freigaben, Änderungen, Abnahme
Änderungen im Agenturprojekt bis zur Entscheidung steuern
Änderungswünsche im Agenturprojekt sichtbar machen: Aufwand, Termine und Kosten vor der Zusage klären und die Entscheidung belegbar festhalten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Änderungswunsch wird erst wirksam, wenn die Agentur ihn ausdrücklich bestätigt.
- Aufwand, Terminverschiebung und Mehrkosten gehören vor die Entscheidung, nicht danach.
- Jede Änderung bindet Kapazität, die im laufenden Scope bereits verplant ist.
Die Änderung als Change Request erfassen
Ein Änderungswunsch, der per Zuruf oder Chat eintrifft, ist noch keine beauftragte Leistung. Der Muster-Agenturvertrag behandelt nachträgliche Änderungen ausdrücklich als Change Request. Er verlangt, dass Sie die Änderung möglichst frühzeitig und hinreichend konkret mitteilen und dass die Agentur sie ausdrücklich bestätigt. Ohne diese Bestätigung fehlt es an der Wirksamkeit (Change Request möglichst frühzeitig).
Formulieren Sie die Anforderung deshalb konkret: Was genau soll anders werden, an welchem Arbeitspaket, bis wann? Ein Satz wie "Das Motiv wirkt zu kühl" reicht nicht. "Die Farbwelt des Key Visuals soll auf die neue Markenpalette umgestellt und bis zum 12. des Monats geliefert werden" ist prüfbar. Nur so lässt sich beurteilen, ob die Änderung überhaupt ausführbar ist.
Auswirkung auf Aufwand, Zeit und Umfang
Die Agentur muss Ihnen Mehrkosten, die durch den Change Request entstehen, anzeigen. Sie darf die Mehrleistung dann gesondert in Rechnung stellen (Mehrkosten anzeigen). Fragen Sie diese Auswirkung aktiv ab, bevor Sie zusagen.
Vergleichsmaßstab ist der genehmigte Kostenvoranschlag. Der Mustervertrag lässt dort eine Abweichung von plus/minus zehn Prozent als mitgenehmigt gelten (Abweichung von +/- 10 Prozent). Das ist eine Klausel dieses Musters, kein gesetzlicher Grenzwert. Prüfen Sie, ob Ihr Vertrag so etwas enthält.
Kapazität ist der dritte Faktor. Die Checkliste rät, die wichtigen Agenturmitarbeiter ausreichend "einzukaufen", damit ihre Zeit vertraglich abgedeckt ist. Ein Change Request greift auf genau diese Zeit zu.
| Spalte | Was Sie eintragen | Zweck |
|---|---|---|
| Anforderung | Datum, Konkretheitsgrad, Arbeitspakete | Prüfbare Beschreibung |
| Auswirkung | Zusätzliche Personentage, Seniorität, Terminverschiebung, Verdrängung, Mehrkosten gegen den Kostenvoranschlag | Kosten und Folgen sichtbar machen |
| Entscheidung | Annehmen, annehmen mit Terminverschiebung, zurückstellen, ablehnen | Verbindliche Zusage vor Arbeitsbeginn |
Die Entscheidung festhalten
Der Entscheidungsbogen ist erst vollständig, wenn die dritte Spalte ausgefüllt ist. Tragen Sie dort die gewählte Option, das Datum und den Namen der entscheidenden Person ein. Die Agentur bestätigt den Vorgang ausdrücklich, sonst bleibt er unwirksam.
Legen Sie jede bestätigte Änderung zur ursprünglichen Leistungsbeschreibung. So sehen Sie bei der nächsten Rechnung, was vereinbarter Umfang war und was zusätzlich beauftragt wurde.
Verhältnis zum vereinbarten Scope of Work
Nicht jede Korrektur ist eine Änderung. Ob ein Wunsch noch vom Scope of Work gedeckt ist oder als Mehrleistung gilt, hängt von der konkreten Leistungsbeschreibung ab. Diese Bewertung lässt sich nicht pauschal vornehmen, sondern nur am jeweiligen Auftrag.
Die Checkliste verlangt einen regelmäßigen Soll/Ist-Abgleich zwischen bisherigem Aufwand und Planung. Ohne diesen Abgleich fällt nicht auf, wenn sich Änderungen im Scope verstecken. Prüfen Sie zudem, ob die ursprünglich beauftragte Leistung nach der Änderung überhaupt noch durchführbar ist.
Typische Fehler im Änderungsalltag
Wenn die ursprünglich beauftragte Leistung durch die Änderung nicht mehr oder nur teilweise durchführbar ist, darf die Agentur die weitere Leistungserbringung einstellen und teilt das mit. Widersprechen Sie, setzt sie die ursprüngliche Arbeit fort (Leistungserbringung einstellen). Dieser Mechanismus verhindert stillen Stillstand.
Weitere häufige Fehler sind mündliche Zusagen, Änderungen ohne Terminwirkung und das Ignorieren von Verdrängungseffekten. Die Checkliste empfiehlt, Notfälle und Schnellschüsse gering zu halten und früh zu briefen. Wer Änderungen spät einsteuert, erzeugt genau diese Notfälle.
Häufige Fragen
Muss ich jede Änderung schriftlich anfordern? Der Mustervertrag verlangt eine ausdrückliche Bestätigung durch die Agentur, nicht zwingend eine bestimmte Form Ihrerseits. Halten Sie die Anforderung trotzdem schriftlich fest, damit Auswirkung und Entscheidung belegbar bleiben.
Gilt der Kostenvoranschlag automatisch bis plus/minus zehn Prozent? Nur wenn Ihr Vertrag eine entsprechende Klausel enthält. Im Muster-Agenturvertrag ist die Zehn-Prozent-Toleranz ausdrücklich für genehmigte Kostenvoranschläge geregelt.
Wer entscheidet über die Annahme? Die Entscheidung liegt bei Ihnen als Auftraggeber. Die Agentur bestätigt sie ausdrücklich, damit die Änderung wirksam wird und die Mehrleistung abgerechnet werden kann.