Freigaben im Agenturprojekt klar erteilen und dokumentieren

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Freigabe sollte Version, Nutzungsumfang und Kostengrenze nennen.
• Eine Pauschalfreigabe lässt später kaum belegen, was gedeckt war.
• Wer freigibt, sollte das Briefing kennen.

Was genau freigegeben wird

Freigabe und Genehmigung werden im Alltag oft gleichgesetzt, meinen aber Unterschiedliches. In der Regel genehmigt der Kunde zunächst einen Kostenvoranschlag und erteilt damit den Auftrag. Nach dem Muster-Agenturvertrag (Stand 9. August 2019) soll diese Genehmigung schriftlich erfolgen. Eine mündliche Genehmigung soll im Besprechungsprotokoll festgehalten werden. Diese Anforderung steht im Mustervertrag; prüfen Sie die Formregelung Ihres konkreten Auftrags.

Die spätere Freigabe betrifft dagegen ein fertiges Arbeitsergebnis, etwa ein Motiv, eine Anzeige oder Druckdaten. Halten Sie beide Schritte getrennt fest. Sonst ist später schwer zu sagen, ob Sie nur die Kalkulation gebilligt oder auch das Ergebnis abgenommen haben. Genehmigung und Freigabe liegen also zeitlich auseinander und betreffen verschiedene Gegenstände.

Freigabe mit definiertem Umfang statt Pauschalfreigabe

Bei pauschalen Freigaben kann unklar bleiben, welche Version und welcher Umfang gemeint sind. Nennen Sie stattdessen vier Punkte: die konkrete Version, den Nutzungsumfang, die Kostengrenze und die Bedingungen. Eine Formulierung wie dass das gut aussehe und man weitermachen könne reicht als Beleg nicht aus.

Der Mustervertrag enthält dazu zwei Anknüpfungspunkte. Produktionsaufträge werden danach nach Freigabe durch den Kunden in der Regel im Namen und auf Rechnung des Kunden erteilt. Für genehmigte Kostenvoranschläge gilt eine Abweichung von +/- 10 Prozent als von der Genehmigung umfasst. Diese Zehn-Prozent-Regel ist eine Klausel des Musters. Prüfen Sie, ob Ihr Vertrag sie enthält.

Prüfen Sie außerdem, ob die Agentur zeitnah ein konsolidiertes Feedback erhält. Nach der Checkliste zu Erfolgsfaktoren der Zusammenarbeit sollte die Anzahl der Entscheider möglichst klein bleiben. Wer die Arbeit freigibt, sollte vorher auch das Briefing gesehen oder genehmigt haben.

Ein Freigabeprozess mit wenigen Entscheidern

Legen Sie vor Projektbeginn fest, wer für welches Paket freigeben darf. Ein Formular mit sechs Feldern genügt:

Feld	Beispiel
Projekt	Kampagne Herbstmotiv
Leistung im Wortlaut	Anzeigenmotiv, 3 Formate
Freigegebene Version	Motiv V4, Stand 12.05.
Umfang und Zeitraum	Print DE, 6 Monate
Bedingungen	Korrektur Claim, Kostengrenze 8.000 Euro netto
Datum und Name	12.05., M. Berger

Das Beispiel ist eine illustrative Rechnung mit angenommenen Werten, kein veröffentlichter Preis. Füllen Sie das Formular je Motiv aus. Eine zweite Änderungsfreigabe halten Sie getrennt fest, weil sie den Umfang erweitert. So bleibt nachvollziehbar, welche Version wann gebilligt wurde.

Nachweise ablegen

Legen Sie die Freigabe so ab, dass sie ohne Rückfragen lesbar bleibt: Freigabeformular, zugrunde liegender Kostenvoranschlag, Versionsstand und das Besprechungsprotokoll. Nach dem Mustervertrag gelten diese Protokolle als kaufmännische Bestätigungsschreiben. Enthaltene Absprachen und Aufträge sind verbindlich, wenn der Kunde nicht binnen drei Werktagen schriftlich widerspricht. Auch diese Frist ist im Mustervertrag festgelegt. Bewahren Sie die Unterlagen so auf, dass sie auch nach Monaten ohne Zusatzwissen verständlich bleiben.

Was eine Freigabe nicht abdeckt

Prüfen Sie, ob Ihre Erklärung eine Produktionsfreigabe, eine Abnahme oder eine rechtliche Prüfung betrifft. Nach dem Mustervertrag ist eine rechtliche Prüfung der Leistungsergebnisse, etwa nach Wettbewerbs- oder Urheberrecht, ausdrücklich nicht Aufgabe der Agentur. Eine Freigabe deckt auch keine Nutzung außerhalb des benannten Umfangs. Prüfen Sie daher vor jeder Freigabe, ob der benannte Umfang zur geplanten Nutzung passt.

Sonderfall: Wird mit der Freigabe ein Vertragsangebot angenommen, sind Zusatzauflagen gesondert zu prüfen. Nach § 150 Absatz 2 BGB gilt eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag. Formulieren Sie daher entweder eine vorbehaltlose Freigabe oder eine klare Änderung.

Häufige Fragen

Reicht eine E-Mail als Freigabe? Bei vereinbarter Schriftform genügt nach § 127 Absatz 2 BGB im Zweifel eine telekommunikative Übermittlung. Prüfen Sie abweichende Formvereinbarungen. Halten Sie in der E-Mail Version, Umfang, Bedingungen, Datum und Namen fest.

Was tun, wenn ich nur teilweise freigeben kann? Teilen Sie die Freigabe auf: freigegebene Teile positiv bestätigen, offene Punkte als Bedingung oder Änderungswunsch ausweisen.

Bindet eine Freigabe für immer? Nein, sie gilt für den benannten Umfang. Eine spätere Erweiterung benötigt eine neue Freigabe.