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Teil von Agenturprojekt steuern mit Status, Freigaben, Änderungen, Abnahme
Freigabe erteilen und im Agenturprojekt dokumentieren
Freigabe erteilen im Agenturprojekt: Version, Nutzungsumfang und Kostengrenze mit Formular und E-Mail dokumentieren, Nachweise geordnet ablegen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Freigabe erteilen heißtVersion, Nutzungsumfang und Kostengrenze nennen.
- Eine Pauschalfreigabe lässt später kaum belegen, was gedeckt war.
- Wer freigibt, sollte das Briefing kennen.
Was genau freigegeben wird
Gemeint ist der Muster-Agenturvertrag des Gesamtverbands Kommunikationsagenturen GWA (GWA), Stand 9. August 2019. Sie finden ihn auf der GWA-Website über den Dokumenttitel. Danach soll die Genehmigung eines Kostenvoranschlags schriftlich erfolgen; diese Vorgabe steht in der Vertragsklausel zur Genehmigung des Kostenvoranschlags. Sie folgt nicht aus § 147 BGB zur Annahmefrist. Eine mündliche Genehmigung soll im Besprechungsprotokoll festgehalten werden. Maßgeblich ist die Formregelung in Ihrem konkreten Auftrag; prüfen Sie, ob die Klausel übernommen wurde.
Die spätere Freigabe betrifft dagegen ein fertiges Arbeitsergebnis, etwa ein Motiv, eine Anzeige oder Druckdaten. Halten Sie beide Schritte getrennt fest. Sonst ist später schwer zu sagen, ob Sie nur die Kalkulation gebilligt oder auch das Ergebnis abgenommen haben. Genehmigung und Freigabe liegen also zeitlich auseinander und betreffen verschiedene Gegenstände.
Freigabe mit definiertem Umfang statt Pauschalfreigabe
Bei pauschalen Freigaben kann unklar bleiben, welche Version und welcher Umfang gemeint sind. Nennen Sie stattdessen vier Punkte: die konkrete Version, den Nutzungsumfang, die Kostengrenze und die Bedingungen. Eine Formulierung wie dass das gut aussehe und man weitermachen könne reicht als Beleg nicht aus.
Der Mustervertrag enthält dazu zwei Anknüpfungspunkte. Produktionsaufträge werden danach nach Freigabe durch den Kunden in der Regel im Namen und auf Rechnung des Kunden erteilt. Für genehmigte Kostenvoranschläge gilt eine Abweichung von +/- 10 Prozent als von der Genehmigung umfasst. Diese Zehn-Prozent-Regel ist eine Klausel des Musters. Prüfen Sie, ob Ihr Vertrag sie enthält.
Prüfen Sie außerdem, ob die Agentur zeitnah ein konsolidiertes Feedback erhält. Halten Sie den Kreis der Entscheider möglichst klein. Wer die Arbeit freigibt, sollte vorher auch das Briefing gesehen oder genehmigt haben.
Ein Freigabeprozess mit wenigen Entscheidern
Legen Sie vor Projektbeginn fest, wer für welches Paket freigeben darf. Ein Formular mit sechs Feldern genügt:
| Feld | Beispiel |
|---|
Freigabeformular: sechs Felder
- ProjektKampagne Herbstmotiv
- Leistung im WortlautAnzeigenmotiv, 3 Formate
- Freigegebene VersionMotiv V4, Stand 12.05.
- Umfang und ZeitraumPrint DE, 6 Monate
- BedingungenKorrektur Claim, Kostengrenze 8.000 Euro netto
- Datum und Name12.05., M. Berger
Die sechs Formularfelder mit Musterwerten:
- Version:
- Motiv A – finale Druckdatei
- Nutzungsumfang:
- vereinbarte Online-Kanäle im vereinbarten Gebiet
- Kostengrenze:
- bis zur Kostengrenze des freigegebenen Kostenvoranschlags
- Bedingungen:
- Freigabe nach Einpflege der markierten Korrektur
- Freigebende Person:
- Vorname Nachname
- Datum:
- Freigabedatum
Eine vollständige Freigabe-E-Mail kann so lauten:
Betreff: Freigabe – Motiv A, finale Druckdatei
Hiermit gebe ich Motiv A, Version „finale Druckdatei“, für die vereinbarten Online-Kanäle im vereinbarten Gebiet frei. Die Freigabe gilt bis zur Kostengrenze des genehmigten Kostenvoranschlags und unter der Bedingung, dass die markierte Korrektur eingepflegt ist. Freigabe erteilt: [Name]; Datum: [Datum].
Füllen Sie das Formular je Motiv aus. Eine zweite Änderungsfreigabe halten Sie getrennt fest, weil sie den Umfang erweitert. So bleibt nachvollziehbar, welche Version wann gebilligt wurde.
Nachweise ablegen
Legen Sie die Freigabe so ab, dass sie ohne Rückfragen lesbar bleibt: Freigabeformular, zugrunde liegender Kostenvoranschlag, Versionsstand und das Besprechungsprotokoll. Nach dem Mustervertrag gelten diese Protokolle als kaufmännische Bestätigungsschreiben. Enthaltene Absprachen und Aufträge sind verbindlich, wenn der Kunde nicht binnen drei Werktagen schriftlich widerspricht. Auch diese Frist ist im Mustervertrag festgelegt. Bewahren Sie die Unterlagen so auf, dass sie auch nach Monaten ohne Zusatzwissen verständlich bleiben.
Legen Sie im Projektordner einen eigenen Bereich für Freigaben an und speichern Sie Formular, Kostenvoranschlag, freigegebene Datei und Protokoll zusammen. Ein Dateiname wie „Projekt_MotivA_VersionB_Freigabe_[Datum]“ macht den Bezug sichtbar; unterscheiden Sie Entwurfs- und freigegebene Fassungen eindeutig. Aus den hier beschriebenen Mustervertragsregeln folgt keine allgemeine Aufbewahrungsdauer. Richten Sie die konkrete Dauer nach den für Ihr Unternehmen geltenden gesetzlichen und vertraglichen Pflichten aus.
Was eine Freigabe nicht abdeckt
Prüfen Sie, ob Ihre Erklärung eine Produktionsfreigabe, eine Abnahme oder eine rechtliche Prüfung betrifft. Nach dem Mustervertrag ist eine rechtliche Prüfung der Leistungsergebnisse, etwa nach Wettbewerbs- oder Urheberrecht, ausdrücklich nicht Aufgabe der Agentur. Eine Freigabe deckt auch keine Nutzung außerhalb des benannten Umfangs. Prüfen Sie daher vor jeder Freigabe, ob der benannte Umfang zur geplanten Nutzung passt.
Sonderfall: Wird mit der Freigabe ein Vertragsangebot angenommen, sind Zusatzauflagen gesondert zu prüfen. Nach § 150 Absatz 2 BGB gilt eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag. Formulieren Sie daher entweder eine vorbehaltlose Freigabe oder eine klare Änderung.
