Korrekturrunden begrenzen mit einem schriftlichen Freigabeablauf

Das Wichtigste auf einen Blick

Als typische Bandbreite gelten zwei bis drei Korrekturrunden je Werbemittel; bei mehreren Motiven sind auch vier Runden üblich. Den Ausschlag geben Projektumfang, Zahl der Motive und Abstimmungswege. Ein schriftlicher Freigabeablauf hält fest, wer freigibt, bis wann Rückmeldungen kommen und ab wann Mehraufwand berechnet wird. Die folgenden fünf Schritte zeigen, wie Sie diesen Ablauf vor Projektstart vereinbaren.

Schritt 1: Runden im Scope of Work verankern

Unklarer Umfang und widersprüchliches Feedback können zusätzliche Korrekturrunden verursachen. Wer den Ablauf vor dem Projektstart schriftlich festhält, verhandelt später nicht über jede einzelne Änderung. Ein Blick auf die häufigsten Ursachen hilft, bevor die erste Runde beginnt.

Legen Sie deshalb im Scope of Work fest, welche Motive, Broschüren und Mailings enthalten sind. Beim Projekthonorar gilt dasselbe: Ein Basishonorar deckt die Koordination, eine Ratecard die wiederkehrenden Werbemittel, und Mehraufwendungen werden separat kalkuliert und vorab genehmigt. Fehlt diese Trennung, wird jede zusätzliche Runde zur Verhandlungsfrage. Diese Trennung schafft Transparenz für beide Seiten und macht Zusatzrunden kalkulierbar.

Beispiel für eine Formulierung: "Enthalten sind zwei Korrekturrunden je Motiv. Jede weitere Runde wird nach Ratecard abgerechnet und vorab freigegeben."

Schritt 2: Eine Stimme je Seite benennen

Wenn drei Ansprechpartner unabhängig voneinander kommentieren, können sich ihre Änderungswünsche widersprechen. Bestimmen Sie je Seite eine Person, die alle Kommentare einsammelt, Dubletten streicht und Widersprüche klärt, bevor sie weitergibt. So entsteht ein einziger, abgestimmter Kommentarstand für die Agentur.

Schritt 3: Freigeberkreis klein halten

Definieren Sie den Freigabeprozess vor Projektstart: Wer gibt welche Projekte frei? Die Checkliste aus dem Jahr 2019 nennt eine einfache Faustregel: Wer die Arbeit freigibt, sollte vorher das Briefing gesehen oder genehmigt haben. Eigene Kriterien: Freigabe nur durch benannte Personen, Leserechte für alle anderen. Damit ist vorab geklärt, wessen Wort zählt.

Schritt 4: Rückmeldung schriftlich und mit Timings versehen

Vereinbaren Sie gemeinsam mit der Agentur, wie Re-Briefings ablaufen (Meeting, Telefonkonferenz oder Mail). Halten Sie fest, wer teilnimmt und bis wann die Rückmeldung kommt. Feedback gehört in ein Protokoll mit Runde, Absender, Änderung, Freigeber und Datum.

Kopiervorlage zum Übernehmen:

Freigabeablauf [Projektname]
1. Freigeber: [Name, Funktion]
2. Konsolidierung: [Name] sammelt Kommentare und streicht Dubletten
3. Rückmeldefrist: 2 Werktage nach Versand
4. Freigabefrist: 3 Werktage nach Einarbeitung
5. Korrekturrunden: [Zahl] je Werbemittel
6. Mehraufwand: ab Runde [Zahl] nach Ratecard, vorab genehmigt

Dieses Korrekturprotokoll ist kein Bürokratieanhängsel. Es macht sichtbar, welche Änderung aus welcher Runde stammt und ob sie im vereinbarten Umfang liegt. Bei Streitfragen liefert es die gemeinsame Grundlage, statt Erinnerungen zu vergleichen.

Der Beispielverlauf zeigt das Muster, nicht einen realen Vorgang.

Schritt 5: Soll-Ist-Abgleich und Mehraufwand vorab genehmigen

Führen Sie einen regelmäßigen Soll-Ist-Abgleich durch: bisheriger Aufwand gegenüber der Planung. Bewährte Reaktionszeiten: 2 Werktage für Rückmeldungen zu Standardmotiven, 5 Werktage bei mehrseitigen Broschüren. Freigaben sollten innerhalb von 3 Werktagen erfolgen.

Wenn eine dritte Runde ansteht, weil die zweite widersprüchlich war, ist das kein Grund für eine vierte Runde, sondern für eine Klärung. Prüfen Sie dabei, ob die Ursache im Briefing, im Feedback oder in der Umsetzung liegt. Dokumentieren Sie das Ergebnis, damit die nächste Planung auf Zahlen statt auf Eindrücken beruht.

Sprechen Sie außerdem früh Kritikpunkte an, statt sofort über einen Agenturwechsel nachzudenken. Prüfen Sie Monat für Monat dieselben fünf Punkte: neue Anforderung außerhalb des Scopes, Timing, offene Freigaben, Rückmeldungen, genehmigter Mehraufwand. So erkennen Sie Ausreißer, bevor sie sich über mehrere Projekte summieren.

Häufige Fragen