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Agenturvertrag nach GWA-Muster: Fünf Punkte vor Projektbeginn
Agenturvertrag nach GWA-Muster: Kostenvoranschlag, Protokoll, Change Request, Fremdkosten und Nutzungsrechte vor Projektbeginn schriftlich klären.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Das Muster stammt von der Kanzlei Kolonko Rechtsanwälte und dem GWA, Stand 9. August 2019.
- Es ist ausdrücklich eine Vorlage, die im Einzelfall ergänzt und geändert werden muss.
- Freie Felder wie Schwellenwerte, Prozentsätze und Nutzungsumfang entscheiden über den Alltag.
- Klären Sie die fünf Punkte schriftlich, bevor die erste kostenpflichtige Arbeit startet.
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Warum das Muster nur ein Ausgangspunkt ist
Der Muster-Agenturvertrag wurde von der Kanzlei Kolonko Rechtsanwälte und dem Gesamtverband Kommunikationsagenturen GWA ausgearbeitet. Er ist als Hilfestellung gedacht, die Zusammenarbeit juristisch sauber zu regeln. Diesen Hinweis gibt die GWA-Seite zum Mustervertrag. Zugleich sagt die Vorlage selbst, dass sie im Einzelfall der Ergänzung, Änderung und Bearbeitung bedarf. Genau darin liegt die Aufgabe vor Projektbeginn: Die gedruckte Struktur ist vorhanden, aber die Zahlen und Fristen fehlen.
Wer den Vertrag nur unterschreibt, überlässt die wichtigsten Regelungen dem Zufall. Fünf Punkte entscheiden darüber, ob ein Projekt später teuer oder streitig wird.
Punkt 1: Kostenvoranschlag vor jeder Kostenarbeit
Nach Abschnitt H Ziffer 2 hat die Agentur vor Beginn jeder Kosten verursachenden Arbeit einen schriftlichen Kostenvoranschlag vorzulegen. Der Auftrag entsteht durch Genehmigung des Kostenvoranschlags, die in der Regel schriftlich erfolgen soll. Bei genehmigten Kostenvoranschlägen gilt laut Abschnitt G eine Abweichung von plus/minus 10 Prozent als von der Genehmigung umfasst.
Prüffragen für Ihr Dokument:
- Ist die Schwelle für Kleinaufträge in Euro eingetragen, bis zu der kein Kostenvoranschlag nötig ist?
- Soll die Genehmigung immer schriftlich erfolgen?
- Ist die 10-Prozent-Toleranz bewusst akzeptiert oder enger gefasst?
- Wer im Unternehmen darf Kostenvoranschläge genehmigen?
Punkt 2: Besprechungsprotokoll mit Widerspruchsfrist
Über Besprechungen erstellt die Agentur ein schriftliches Protokoll und übermittelt es unverzüglich. Das Dokument gilt als kaufmännisches Bestätigungsschreiben. Sein Inhalt ist verbindlich, soweit der Kunde nicht binnen drei Werktagen schriftlich widerspricht.
Diese Frist ist praktisch die wichtigste im Alltag. Wer Protokolle ungelesen ablegt, akzeptiert Aufträge, Termine und Mehrkosten stillschweigend. Legen Sie deshalb vorab fest, wer das Protokoll prüft, wer widersprechen darf und wie der Widerspruch dokumentiert wird.
Ein Beispiel: Eine Agentur notiert im Protokoll einen zusätzlichen Fototermin. Ohne schriftlichen Widerspruch innerhalb der Frist gilt diese Absprache. Das ist eine illustrative Rechnung, keine Rechtsfolge außerhalb des Mustertexts.
Punkt 3: Change Request braucht Bestätigung
Nachträgliche Änderungen der beauftragten Leistungen sind der Agentur möglichst frühzeitig und hinreichend konkret mitzuteilen. Zur Wirksamkeit brauchen sie die ausdrückliche Bestätigung durch die Agentur. Entstehen durch den Change Request Mehrkosten, darf die Agentur diese dem Kunden in Rechnung stellen.
Klären Sie vor Projektbeginn, wer Änderungswünsche aussprechen darf und in welcher Form die Bestätigung erfolgt. Das Muster lässt hier Spielraum. E-Mail genügt nach Abschnitt R, weil die Schriftform auch durch Textform nach § 126 b BGB gewahrt wird.
Fünf-Punkte-Checkliste mit Prüffrage und Eintrag
| Punkt | Prüffrage | Feld im eigenen Vertrag |
|---|---|---|
| Kostenvoranschlag | Liegt er vor jeder Kostenarbeit schriftlich vor? | Schwelle für Kleinaufträge in Euro, Toleranz in Prozent |
| Besprechungsprotokoll | Wer prüft innerhalb von drei Werktagen? | Empfänger, Widerspruchsweg |
| Change Request | Wer bestätigt Änderungen? | Form der Bestätigung, Mehrkostenregel |
| Fremdkosten | Wie hoch ist der Aufschlag? | Aufschlag eingetragen, Belegpflicht |
| Nutzungsrechte | Welche Medien, welches Gebiet, welche Dauer? | Medien, Gebiet, Laufzeit, Bearbeitungsrecht |
Punkt 4: Fremdkosten und ihr Aufschlag
Alle im Rahmen des Vertrages anfallenden Fremdkosten werden unter Beifügung von Belegen an den Kunden weiterberechnet, mit einem Aufschlag von 15 Prozent auf den Nettobetrag. Dieser Satz steht im Muster, er ist keine gesetzliche Vorgabe. Verhandeln Sie ihn bewusst und halten Sie fest, welche Kostenarten betroffen sind.
Ebenso wichtig: die Schwelle für Kleinaufträge nach Abschnitt H. Sie ist im Muster leer. Ohne Eintrag gilt formell die strenge Kostenvoranschlagspflicht für jede kostenverursachende Arbeit, was den Projektalltag ausbremsen kann.
Punkt 5: Nutzungsrechte und ihr Umfang
Die Nutzungsrechte gehen auf den Kunden über, soweit es der zugrunde gelegte Auftragszweck erfordert. Im Zweifel räumt die Agentur ausschließliche Rechte für die Bundesrepublik Deutschland ein, für die im Auftrag vorgesehenen Medien und die dort genannte Einsatzdauer. Jede darüber hinausgehende Nutzung braucht die gesonderte Zustimmung der Agentur.
Prüfen Sie deshalb vor Start: Medien, Gebiet, Laufzeit und Bearbeitungsrecht. Klären Sie außerdem, ob eine Ausdehnung über das Einsatzende hinaus gesondert vergütet wird. Eine bewusste Regelung erspart spätere Nachverhandlungen.
Häufige Fragen
Gilt das Muster automatisch, wenn beide Seiten es nicht ändern? Es gilt als vereinbarter Vertragstext mit allen leeren Feldern. Die Leerstellen müssen ausgefüllt werden.
Muss jeder Änderungswunsch bestätigt werden? Nach dem Muster ja, damit der Change Request wirksam wird.
Sind 15 Prozent Fremdkostenaufschlag gesetzlich vorgeschrieben? Nein, das ist eine Regelung des Musters, keine gesetzliche Pflicht.