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Von Haushaltszahlen zur Sendungsmenge für die Prospektverteilung
Prospektverteilung planen: Verteilgebiet auswählen, Haushalte zählen, Gewichtsstufe und Zuschläge kalkulieren, Mindestauftragswert prüfen und Sendungsmenge anmelden.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Gebietsauswahl nach Postleitzahl, Ort oder Zustellbezirk ist im Online-Service von Postaktuell möglich, inklusive Zählung, Speicherung und Kostenvergleich.
- Die Sendungsmenge ergibt sich aus den selektierten Haushalten, nicht aus einem frei gewählten Polster.
- Zuschläge, Gewichtsstaffel und Mindestauftragswert entscheiden, ob der Auftrag wirtschaftlich trägt.
- Die angekündigte Sendungsmenge wird über das Auftragsmanagement gemeldet und bildet die Grundlage für die Einlieferung.
Vom Verteilgebiet zur belastbaren Haushaltszahl
Am Anfang steht die Gebietsauswahl. Postaktuell lässt sich nach Postleitzahl, Ort oder Zustellbezirk selektieren. Das Wunschgebiet lässt sich im Online-Service beliebig oft selektieren und die Zählung speichern. Die Haushaltszahl je Gebiet liefert das Planungstool, nicht dieses Blatt. Erst mit dieser Zahl steht fest, wie viele Sendungen gedruckt, adressiert und eingeliefert werden müssen.
Für ein Gebiet aus wenigen Straßenzügen ist die Zustellbezirksebene die passende Stufe. Der Postaktuell Manager unterstützt diese Selektion samt Versandunterlagen und Bundkonfektionierung; im Online-Service sind Orte, Ortsteile, Postleitzahlgebiete und Zustellbezirke per Karte wählbar.
Ein Hinweis zur Vorsicht: Bei der Selektion nach Ortsteilen kann es laut Deutsche Post zu Überschneidungen kommen, denn eine eindeutige Abgrenzung ist nicht in allen Fällen gewährleistet. Zustellbezirke werden dagegen in der Regel von einem einzelnen Postzusteller bedient, was die Zuordnung der Haushaltszahl erleichtert.
Gewicht, Staffel und Zuschläge kalkulieren
Die Preise je 1.000 Sendungen staffeln sich nach Gewicht: bis 20 g, 21 g, 31 g und so weiter bis 241 g; ab 251 g gilt "auf Anfrage". Das Höchstgewicht liegt bei 250 g je Sendung. Die Staffel unterscheidet Kern- und Randgebiet und gilt in der Preisliste mit Stand 01.01.2026 netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Ein Gramm über der Stufe bedeutet den nächsthöheren Satz pro 1.000 Sendungen, und Bruchteile beim Gewicht sind auf ganze Gramm aufzurunden. Deshalb sollte das Gewicht der Sendung vor der Kalkulation feststehen.
Zuschläge kommen zum Preis der Gewichtsstufe hinzu. Die Zustellbezirksselektion kostet 10,00 Euro je 1.000 Sendungen, der Saisonzuschlag vom 1. September bis 31. Dezember 5,00 Euro je 1.000 Sendungen. Beide Zuschläge werden nicht rabattiert. Ein Auftragswert unter 300 Euro lässt sich durch Aufzahlung erreichen. Die Zuschläge fallen zusätzlich zum Grundpreis an und werden getrennt ausgewiesen.
Beispielrechnung (illustrativ, nicht verbindlich)
Angenommen, ein Gebiet mit 8.000 Haushalten wurde per Zustellbezirk selektiert, die Sendung wiegt bis 20 g, das Gebiet liegt im Kerngebiet, und der Versand fällt in den Saisonzeitraum. Die folgende Rechnung veranschaulicht das Vorgehen und ersetzt keine individuelle Kalkulation.
| Position | Rechenweg | Wert |
|---|---|---|
| Haushalte | selektiert | 8.000 |
| Preis je 1.000 Sendungen | Kerngebiet, bis 20 g | 129,00 € |
| Grundpreis 8.000 Sendungen | 8 x 129,00 € | 1.032,00 € |
| Zustellbezirksselektion | 8 x 10,00 € | 80,00 € |
| Saisonzuschlag | 8 x 5,00 € | 40,00 € |
| Summe netto | 1.152,00 € |
Die Summe versteht sich netto; die gesetzliche Umsatzsteuer kommt hinzu, wie es die Preisliste ausweist. Der Mindestauftragswert von 300 Euro ist hier überschritten. Bei einem kleinen Gebiet mit 1.200 Haushalten sind es 1,2 x 129,00 Euro, also 154,80 Euro Grundpreis plus Zuschläge. Dann wäre eine Aufzahlung nötig. Die Aufzahlung entspricht der Differenz zum Mindestauftragswert.
Auftrag ankündigen und Mengen abgleichen
Vor der Übergabe ist die digitale Vorankündigung Pflicht. Sieben Kalendertage vor Sendungsübergabe muss sie über das Auftragsmanagement erfolgen; war sie nicht final, ist eine vollständige Ankündigung mindestens zwei Kalendertage vor Einlieferung erforderlich. Bei zu später Ankündigung kann sich die Annahme verzögern. Einlieferungslisten lassen sich mit der kostenlosen Software "Deutsche Post Einlieferungslisten" erstellen, die auch Auftragsanmeldungen und Fertigungsänderungen für angekündigte Paletten unterstützt.
Die angekündigte Sendungsmenge hat eine Toleranz von plus/minus 5 Prozent. Weicht die tatsächliche Menge nach unten ab, erstattet die Deutsche Post das zu viel gezahlte Entgelt; bei mehr Sendungen wird der fehlende Betrag rückwirkend erhoben. Wer die Menge großzügig aufrundet, zahlt also nur, was anfällt, riskiert aber eine Nachforderung. Die angekündigte Zahl sollte daher nah an der erwarteten Menge liegen.
Häufige Fragen
Wie viele Haushalte erreiche ich in einem Zustellbezirk?
Die konkrete Zahl liefert das Postaktuell-Planungstool je Zustellbezirk, Postleitzahl oder Ort. Für die Planung zählt allein die dort ermittelte Zahl des gewählten Gebiets. Das Tool weist die Haushaltszahlen mit einem Stand-Datum aus, das auf den Versandunterlagen vermerkt wird. Diese Zahl ist die Grundlage für Druck, Adressierung und Einlieferung.
Kann ich einen bestehenden Auftrag nach der Ankündigung noch ändern?
Die Sendungsmenge darf um plus/minus 5 Prozent abweichen. Eine darüber hinausgehende Änderung sollte frühzeitig mit der Deutschen Post abgestimmt werden, da die Ankündigung die Grundlage der Auftragsplanung ist. Je später die Abstimmung erfolgt, desto schwieriger wird die Einplanung.
Fällt der Mindestauftragswert auch bei kleinen Verteilgebieten an?
Ja, der Mindestauftragswert gilt pro Auftrag. Bei einem Auftragswert unter 300 Euro kann der Betrag per Aufzahlung erreicht werden. Ob sich das lohnt, hängt vom Verhältnis aus Aufzahlung und erwartetem Werbeeffekt ab. Kleine Gebiete sollten daher vorab durchgerechnet werden, bevor der Auftrag erteilt wird.