Wie baue ich ein adressiertes Mailing richtig auf?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Antwortelement mit vorgedruckter Rücksendeanschrift ergänzt der Empfänger nur um seine Daten; die Rückgabe ohne eigene Frankierung ist möglich, das Entgelt rechnet die Deutsche Post per Lastschrift ab.

Anschrift und Absender richtig setzen

Die Anschrift wird von oben nach unten aufgebaut: Anrede, Vorname und Name, weitere Empfängerbezeichnungen, Ortsteil, Straße mit Hausnummer oder Postfach, dann Postleitzahl und Bestimmungsort in einer Zeile. Die letzte Zeile trägt die Zustellinformation. Eine Länderkennung gehört bei Inlandssendungen nicht dazu.

Bei Fensterumschlägen darf der Inhalt nicht so verrutschen, dass Anschrift oder Frankierung verdeckt werden. Auf Etiketten muss die Aufschrift mindestens 3 mm von allen Rändern entfernt liegen. Der Absender gehört in die Absenderzone, nicht in die Lesezone. Prüfen Sie die Position daher am fertigen Muster, bevor die Auflage gedruckt wird. Ein verschobenes Feld kann bei der Sortierung Probleme machen.

Aufschriftseite richtig zonen

Die Aufschriftseite gliedert sich in Lesezone, Frankierzone und Absenderzone. Im Basisformat Standard kommt zusätzlich die Codierzone hinzu. Die Lesezone nimmt die Anschrift auf, die Frankierzone trägt den Freimachungsvermerk. Die Zoneneinteilung bildet die Basis für eine manuelle Sortierung und ist deshalb auch bei nicht automationsfähigen Sendungen erforderlich.

Achten Sie darauf, dass Anschrift und Frankiervermerk vollständig in ihren Zonen bleiben. Inhalte und Grafiken dürfen nicht in die Lesezone hineinragen. Wer unsicher ist, kann das Layout vorab prüfen lassen und erhält danach eine verbindliche, 12 Monate gültige Bestätigung der Automationsfähigkeit. Planen Sie dafür Zeit ein, damit die Rückmeldung vor dem geplanten Versandtermin vorliegt.

Antwortweg gestalten

Der Antwortweg muss ohne zusätzliches Material funktionieren. Ein Antwortelement mit vorgedruckter Rücksendeanschrift sorgt dafür, dass der Empfänger nur noch seine Daten ergänzt und die Karte oder den Brief ohne eigene Frankierung zurückschickt. Bei der ANTWORTSENDUNG sind dafür ein Postfach, eine Großempfänger-PLZ oder Aktions-PLZ als Rücksendeanschrift vorgesehen; die Abrechnung der Rücksendungen erfolgt per Lastschrift über POSTCARD eSAV. Das senkt die Hemmschwelle für die Antwort.

Eine Frist formulieren Sie selbst, etwa "Antwort bis zum 30. November". Prüfen Sie, ob für Ihre Branche oder Angebotsart besondere gesetzliche Fristen gelten; ansonsten setzen Sie eine angemessene Frist. Platzieren Sie das Antwortelement so, dass es beim Öffnen sofort sichtbar ist, und drucken Sie die Rücksendeanschrift identisch zur Absenderangabe auf der Aufschriftseite. Die Frist sollte klar und gut lesbar stehen.

Vor dem Versand: Prüfliste und Beispielrechnung

Prüfpunkt	Kontrolle
Anschriftreihenfolge	PLZ und Ort in einer Zeile, keine Länderkennung
Zonen	Lese-, Frankier- und Absenderzone frei halten, Codierzone im Basisformat Standard
Fenster und Etikett	Kein Verrutschen, 3 mm Randabstand
Antwortweg	Rücksendeanschrift vorgedruckt, Frist genannt
Einlieferungsliste	gedruckt, vollständig, Belegexemplar dabei

Ein Zahlenbeispiel: Angenommen, Sie versenden 2.000 Mailings und rechnen mit 3 Prozent Rücklauf. Das sind 60 Antworten. Ob diese Quote realistisch ist, hängt von Angebot und Zielgruppe ab, nicht vom Formularaufbau. Stellen Sie den erwarteten Rücklauf den Stückkosten gegenüber, um den Aufwand einzuschätzen.

Für die Einlieferung gilt: Bei vielen Sendungsarten ist die Vorlage einer gedruckten und vollständig ausgefüllten Einlieferungsliste die Voraussetzung für die Annahme am Postschalter. Ein quittiertes Doppel dient als Einlieferungsnachweis. Die Liste lässt sich per Webtool, über die kostenlose Software "Deutsche Post Einlieferungslisten" oder als PDF erstellen; die Software kann zusätzlich für die Ankündigung im Auftragsmanagement genutzt werden. Ob eine Vorankündigung nötig ist, hängt vom Produkt ab: Bei DIALOGPOST ist sie ab 5.000 Sendungen verpflichtend.

Häufige Fragen

Muss die Anschrift in einer bestimmten Schrift stehen? Ja, sie muss maschinell lesbar sein. Konkrete Schriftarten und Zonenmaße stehen im Leitfaden "Automationsfähige Briefsendungen" der Deutschen Post. Klären Sie die Vorgaben daher vor dem Druck.

Wie viele Sendungen brauche ich mindestens? Bei DIALOGPOST sind es bundesweit 5.000 Sendungen, über DIALOGPOST EASY 500 bis 4.999 Sendungen. Pro Leitregion werden jeweils 200 Sendungen benötigt. Die Wahl hängt also von der geplanten Auflage ab.

Was passiert mit unzustellbaren Mailings? DIALOGPOST wird bei Unzustellbarkeit grundsätzlich vernichtet, außer Sie nutzen die Zusatzleistung PREMIUMADRESS. Ohne gebuchte Zusatzleistung greift also die Standardregel.