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Teil von Hauswurfsendungen nach Postaktuell planen und kontrollieren
Auftragsdaten für eine Postaktuell-Sendung vollständig vorbereiten
Welche Angaben die Postaktuell-Auftragsanlage braucht: Termin, Ort, Menge, Basisprodukt, Gewicht, Zahlungspflichtiger und Ankündigungsfristen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Sechs Pflichtangaben entscheiden über die Annahme: Termin, Ort, Menge, Basisprodukt, Gewicht und Zahlungspflichtiger.
- Die Vorankündigung läuft digital über das elektronische Auftragsmanagement, unterstützt etwa vom Postaktuell Manager.
- Termin ±1 Tag und Menge ±5 Prozent sind die beiden Toleranzen, die Sie einplanen müssen.
Die sechs Pflichtangaben der Auftragsanlage
Die Ankündigung verlangt genau diese Felder: Einlieferungs- oder Abholtermin, Einlieferungs- oder Abholort, Sendungsmenge, Basisprodukt, Gewicht der Sendung und Zahlungspflichtiger. Fehlt eines, ist der Auftrag nicht vollständig beschrieben.
Beim Termin gilt eine Toleranz von plus minus einem Tag, bei der Sendungsmenge plus minus fünf Prozent. Beide Werte gehören in die Anlage, nicht in eine Nebenabsprache. Die Liste der Pflichtfelder steht in den Produktinformationen zu Postaktuell der Deutschen Post.
Beim Gewicht zählt nicht das Papiergewicht des Prospekts allein, sondern die fertige Sendung. Basisprodukt meint die gewählte Variante: an alle Haushalte oder an Haushalte mit Tagespost.
Ankündigungstermine und der richtige Weg
Sieben Tage vor Sendungsübergabe ist eine digitale Vorankündigung über das elektronische Auftragsmanagement Pflicht. War diese nicht final, muss die vollständige Ankündigung mindestens zwei Tage vor Einlieferung nachgereicht werden.
Ankündigen können Sie mit dem Postaktuell Manager, mit der Software Deutsche Post Einlieferungslisten oder direkt im elektronischen Auftragsmanagement. Für den Manager spricht die Datenanbindung: Er unterstützt das Format AM.exchange und vernetzt Projekte mit dem Auftragsmanagementsystem der Post, wie die Produktseite zum Postaktuell Manager beschreibt.
Jeder Auftrag muss über dieses Auftragsmanagement angemeldet werden. Rechnen Sie den Ankündigungstermin also rückwärts von Ihrer Übergabe und nicht vorwärts ab Druckfreigabe.
Checkliste für Ihre Auftragsanlage
Arbeiten Sie die Felder in dieser Reihenfolge ab. So steht vor dem Ankündigungstermin alles fest.
Die Reihenfolge: 1. Variante wählen, also an alle Haushalte oder an Haushalte mit Tagespost. 2. Selektionsart festlegen, per PLZ, Ort, Ortsteil oder Zustellbezirk. 3. Sendungsmenge eintragen, idealerweise aus der Haushaltszahl des Gebiets. 4. Basisprodukt und Gewicht der fertigen Sendung notieren. 5. Zahlungspflichtigen und Zahlweg bestimmen. 6. Übergabetermin setzen und den Ankündigungstermin sieben Tage davor eintragen.
Der Postaktuell Manager selektiert Orte, Ortsteile, PLZ-Gebiete und Zustellbezirke. Zustellbezirke lassen sich zusätzlich über eine Adressdatei importieren. Prüfen Sie vor der Anlage, ob Ihr Arbeitsplatz die Systemvoraussetzungen erfüllt: einen intelbasierten Mac ab macOS 11 oder Windows 10 und höher.
Mengen, Zahlung und Nachbereitung
Die Entgeltberechnung erfolgt auf Basis Ihrer Angaben in der Einlieferungsliste. Weichen die tatsächlich übergebenen Mengen ab, wird der fehlende Betrag rückwirkend erhoben oder das zu viel gezahlte Entgelt erstattet. Ihre Mengenangabe ist damit keine unverbindliche Schätzung.
Beispielrechnung: Angenommen, Sie kündigen 20.000 Sendungen an. Bei einer Toleranz von fünf Prozent liegt der akzeptierte Bereich zwischen 19.000 und 21.000 Sendungen. Drucken Sie 21.000 Exemplare, deckt die Oberkante den Puffer ab, ohne dass Sie für 1.000 Stück doppelt kalkulieren müssen. Die Annahmen dieses Beispiels sind Mengenangabe und Toleranzwert, nicht die Druckauflage selbst.
Beim Zahlweg ist die kostenlose POSTCARD für Geschäftskunden der vorgesehene Weg. Eine Bezahlung per Überweisung ist nach den FAQ des Anbieters nicht möglich. Klären Sie den Zahlungspflichtigen daher vor der Anlage, nicht am Einlieferungstag.
Häufige Fragen
Muss ich die Ankündigung auch dann nachreichen, wenn sie bereits vollständig war? Nein. War die Vorankündigung final, genügt sie. Nur bei einer nicht finalen Ankündigung ist die vollständige Fassung mindestens zwei Tage vor Einlieferung nötig.
Kann ich den Postaktuell Manager kostenlos nutzen? Ja, die Software ist laut Anbieter kostenfrei und für Windows und macOS verfügbar.
Was passiert bei mehr oder weniger Sendungen als angegeben? Die Post erhebt den fehlenden Betrag rückwirkend oder erstattet das zu viel gezahlte Entgelt. Maßgeblich sind die Angaben in der Einlieferungsliste.