Agenturrechnungen nach Honorar, Medienkosten und Rechten prüfen

Eine Agenturrechnung mischt oft drei völlig verschiedene Dinge: Arbeit der Agentur, Ausgaben für Dritte und die Erlaubnis, Ergebnisse weiter zu nutzen. Wer alles in einen Topf wirft, kann keine Position einzeln bestreiten. Trennen Sie die Blöcke, dann wird aus einem Bauchgefühl eine nachvollziehbare Prüfung.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Drei Prüfblöcke: Honorar, Medien- und Fremdkosten, Nutzungsrechte. Jeder Block hat eigene Belege.
• Ohne Vertragszitat und Drittbeleg gibt es keine Freigabe. Sonst fehlt die Grundlage.
• Nutzungsrechte brauchen Angaben zu Zeit, Raum, Medien und Bearbeitung, sonst bleibt der Umfang offen.

Block 1: Honorar an der Vergütungsform messen

Zuordnung zur vertraglichen Honorarart

Sie prüfen nicht, gut oder schlecht gearbeitet wurde. Sie prüfen, ob die abgerechnete Logik zur vereinbarten Vergütungsform passt. Ein Budgethonorar funktioniert anders als eine Pauschale. Eine Ratecard für wiederkehrende Motive folgt anderen Regeln als eine Erfolgsbeteiligung. Erst wenn Sie die Form erkennen, können Sie Einzelpositionen bewerten.

Ein Modell ist das Honorar auf Basis des betreuten Werbebudgets mit abnehmender Staffel. Der Muster-Agenturvertrag in der Fassung vom 9. August 2019 sieht genau das vor. Zusätzlich nennt er eine jährliche feste Mindestvergütung, die in zwölf gleichen Monatsbeträgen gezahlt wird. Prüfen Sie also, welche Staffelstufe gilt und ob die Mindestvergütung getrennt ausgewiesen ist.

Für Reinzeichnungen verweist derselbe Mustervertrag auf Stundenpreisliste und Liste Technischer Kosten. Für die Werbemittelproduktion gilt das Honorar auf Basis vom Kunden genehmigter Kostenvoranschläge. Dabei gilt eine Abweichung von plus oder minus 10 Prozent als von der Genehmigung umfasst. Das ist eine Beispielklausel, keine gesetzliche Regel. Ihr eigener Vertrag kann andere Sätze nennen.

Viele Agenturen rechnen zusätzlich nach Aufgabenumfang ab. Kunde und Agentur definieren gemeinsam den Aufgabenumfang, etwa Anzahl der Motive oder Mailings, und leiten daraus einen Ressourcenplan für zwölf Monate ab. Prüfen Sie, ob die Rechnung diese Positionen genau abbildet oder stillschweigend erweitert.

Was Sie in diesem Block zurückhalten dürfen

Beim Werkvertrag ist die Vergütung bei Abnahme zu entrichten. Das ergibt sich aus § 641 Abs. 1 BGB. Bei einem berechtigten Mangel dürfen Sie nach § 641 Abs. 3 BGB einen angemessenen Teil zurückbehalten, in der Regel das Doppelte der Beseitigungskosten. Ob Ihr Auftrag ein Werkvertrag ist, hängt vom konkreten Auftrag ab.

Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten. So steht es in § 632 Abs. 3 BGB. Fehlt eine Preisbestimmung, gilt die übliche Vergütung als vereinbart, § 632 Abs. 2 BGB. Daraus folgt keine automatische Kürzung. Sie verschiebt nur die Beweislast auf die Frage, was üblich ist.

Prüfschritte Honorar

1. Vergütungsform aus dem Vertrag zitieren, nicht aus der Rechnung ableiten.
2. Staffelstufe, Stundenpreisliste oder Ratecard benennen.
3. Genehmigte Kostenvoranschläge mit der Abrechnung abgleichen.
4. Toleranzgrenzen aus dem Vertrag übernehmen, nicht schätzen.
5. Mindestvergütung und Monatsbeträge getrennt prüfen.

Block 2: Medien- und Fremdkosten gegen Drittbelege prüfen

Aufschlag und Beleg gehören zusammen

Fremdkosten sind kein Honorar. Sie sind Ausgaben, die die Agentur für Sie tätigt. Deshalb fordern Sie die Originalrechnung des Mediums, der Druckerei oder des Produktionsdienstleisters an. Erst damit sehen Sie, welcher Netto-Betrag tatsächlich entstanden ist.

Der Muster-Agenturvertrag rechnet Fremdkosten mit einem Aufschlag von 15 Prozent auf den Nettobetrag weiter und verlangt dafür Belege. Derselbe Vertrag verpflichtet die Agentur, mehrere Angebote einzuholen, und nimmt Bagatellfälle aus. Solche Zahlen sind Musterklauseln. Ihr Vertrag kann Null, 15 oder einen anderen Wert vorsehen.

Auch Medialeistungen brauchen eine eigene Grundlage. Das Muster sieht vor, dass sie in der Regel auf der Basis eines Prozentsatzes vom Schaltvolumen berechnet werden, nach näherer Maßgabe des Mediavertrages. Prüfen Sie hier, ob Rabatte des Mediums weitergegeben werden und ob der Prozentsatz auf das Brutto- oder Nettovolumen angewandt wird. Eine pauschale 15-Prozent-Provision ist ein Erfahrungswert aus der Quellendarstellung, kein gesetzlicher Satz.

Beispielrechnung mit klaren Annahmen

Das folgende Beispiel ist erfunden und dient nur der Methode. Angenommen, Sie haben in drei Monaten Bruttoschaltvolumen von 100.000 Euro. Das Medium gewährt 10 Prozent Rabatt, die Agentur rechnet ihre Provision auf das Nettovolumen ab. Steuern bleiben außen vor.

Position	Rechnung	Betrag
Bruttovolumen	laut Mediaplan	100.000 EUR
Rabatt Medium	10 % auf brutto	./. 10.000 EUR
Nettovolumen	nach Rabatt	90.000 EUR
Agenturprovision	angenommene 15 % auf netto	13.500 EUR
Fremdkostenweiterberechnung	angenommener Aufschlag von 15 % auf 5.000 EUR	5.750 EUR

Prüfen Sie jede Zeile gegen Drittbelege. Fehlt der Rabattnachweis, ist die Provision auf das zu hohe Volumen berechnet. Fehlt der Beleg zum Aufschlag, fehlt die Grundlage für die Weiterberechnung.

Entscheidungsregel pro Position

• Freigeben: Vertragsstelle und Drittbeleg liegen vor, die Beträge stimmen überein.
• Nachfordern: Beleg fehlt, Rabattnachweis fehlt oder die Bezugsgröße ist unklar.
• Streitig stellen: Rechnung weicht ohne Genehmigung von der vereinbarten Grundlage ab.

Block 3: Nutzungsrechte als eigenen Posten behandeln

Umfang braucht konkrete Angaben

Nutzungsrechte sind wirtschaftlich eigenständig, selbst wenn sie auf derselben Rechnung stehen. Sie erlauben Ihnen, Motive, Texte oder Konzepte zu verwenden. Nach § 31 Abs. 1 UrhG kann ein Nutzungsrecht als einfaches oder ausschließliches Recht sowie räumlich, zeitlich oder inhaltlich beschränkt eingeräumt werden. Fehlt diese Beschreibung, bleibt offen, was Sie eigentlich erworben haben.

Der Muster-Agenturvertrag enthält dazu eine Beispielregelung: Im Zweifel werden ausschließliche Nutzungsrechte für das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland eingeräumt, begrenzt auf die im Auftrag vorgesehenen Medien und die Einsatzdauer. Jede Nutzung darüber hinaus, etwa anderes Gebiet, andere Werbeträger oder Bearbeitung, braucht vorherige Zustimmung und gesonderte Vergütung. Prüfen Sie, ob die Rechnung diese Grenzen ausweist.

Für die Höhe greift § 32 Abs. 1 UrhG. Der Urheber hat Anspruch auf die vereinbarte Vergütung. Ist die Höhe nicht bestimmt, gilt die angemessene Vergütung als vereinbart. Bei Unangemessenheit kann er Vertragsänderung verlangen. Maßstab nach § 32 Abs. 2 UrhG sind Art und Umfang der Nutzungsmöglichkeit, insbesondere Dauer, Häufigkeit, Ausmaß und Zeitpunkt der Nutzung.

Für die Belegprüfung hilft der Auskunftsanspruch. Nach § 32d Abs. 1 UrhG erteilt der Vertragspartner bei entgeltlicher Rechteeinräumung mindestens einmal jährlich Auskunft über Umfang der Werknutzung und Erträge, erstmals ein Jahr nach Beginn der Nutzung. Ob die Norm auf Ihren Fall passt, sollten Sie rechtlich prüfen lassen.

Prüfblatt Nutzungsrechte

Feld	Frage	Beleg
Gebiet	Wo darf genutzt werden?	Auftragstext, Vertragsgebiet
Laufzeit	Bis wann?	Auftrag, Rechnungsposition
Medien	Print, Online, Außenwerbung?	Auftrag, Belegliste
Bearbeitung	Erlaubt oder gesondert?	Klauseltext
Nachlizenz	Preis und Mechanik?	Angebot, Vertrag

Blockübergreifende Prüfmatrix

Nutzen Sie eine Tabelle mit vier Spalten: Rechnungsangabe, Vertrags- oder Gesetzesgrundlage, Beleg und Rückfrage an die Agentur. Tragen Sie je Position ein, ob Sie freigeben, nachfordern oder streitig stellen. Erst wenn Vertragszitat und Drittbeleg nebeneinander stehen, ist eine Position abgeschlossen.

Formulieren Sie Rückfragen konkret und knapp. Ein Beispiel für einen Prüfvermerk: Position 3, Fremdkosten Druck. Beleg fehlt, Aufschlag von 15 Prozent nicht nachvollziehbar, Freigabe bis Klärung zurückgestellt. Damit bleibt die Zahlung der unstrittigen Positionen möglich, ohne dass die strittige untergeht.

Praktische Empfehlung

Legen Sie vor der Freigabe drei kurze Notizen an: eine zur Honorarform, eine zu Fremdkosten samt Belegen, eine zu den Nutzungsrechten. Diese Notizen sind Ihre Prüfspur. Sie ersetzen keine Rechtsberatung, machen aber jede Position belastbar. Wer Belege verlangt, bevor er zahlt, verhandelt später sachlicher.

Alle genannten Prozentwerte, Beträge und Fristen stammen aus dem jeweils bezeichneten Mustervertrag oder aus gesetzlichen Vorschriften. Sie sind keine allgemein gültigen Marktstandards. Prüfen Sie immer Ihren eigenen Vertragstext und die konkrete Rechnung, bevor Sie kürzen, zurückhalten oder reklamieren.

Häufige Fragen

Muss die Agentur eine rechtliche Prüfung der Rechte übernehmen? Nein. Der Muster-Agenturvertrag schließt eine rechtliche Prüfung der Arbeitsergebnisse ausdrücklich aus, auch im Wettbewerbs-, Marken- und Urheberrecht. Sie müssen Rechte und Belege daher selbst oder mit eigener Beratung kontrollieren.

Darf ich Zahlungen wegen eines Mangels kürzen? Beim Werkvertrag dürfen Sie bei berechtigter Mängelbeseitigung einen angemessenen Teil zurückbehalten, in der Regel das Doppelte der Beseitigungskosten, § 641 Abs. 3 BGB. Ob ein Werkvertrag vorliegt und wie hoch der Anteil ist, hängt vom Einzelfall ab.

Wie oft muss ich Nutzungsrechte neu prüfen? Spätestens, wenn Sie ein Motiv außerhalb des vereinbarten Gebiets, Zeitraums oder Werbeträgers einsetzen. Solche Erweiterungen brauchen nach der Musterklausel vorherige Zustimmung und gesonderte Vergütung. Prüfen Sie den Auftrag, bevor Sie veröffentlichen.