Agenturrechnung reklamieren in fünf Schritten mit Beleg

Das Wichtigste auf einen Blick

• Benennen Sie die strittige Position genau und halten Sie Ihren Vorbehalt zur Beweissicherung schriftlich fest.
• Der Beleg ist kein Gefallen: Nach dem Muster-Agenturvertrag werden Fremdkosten unter Beifügung von Belegen weiterberechnet.
• Bei einem Werkvertrag kann ein Mängelbeseitigungsanspruch die Zurückbehaltung eines angemessenen Zahlungsteils rechtfertigen.

Schritt 1 bis 3: Position isolieren, abgleichen, Beleg anfordern

Notieren Sie zuerst die Rechnungsnummer, die Zeilennummer und den genauen Betrag. Halten Sie außerdem das Rechnungsdatum und die Belegnummer fest. Ohne diese Angaben kann die Agentur Ihre Reklamation später kaum einer Position zuordnen. Notieren Sie zusätzlich, ob die Rechnung netto oder brutto ausgewiesen ist und welcher Umsatzsteuersatz gilt.

Dann legen Sie die Rechnung neben den Vertrag, den Kostenvoranschlag und die Besprechungsprotokolle. Im Muster-Agenturvertrag gilt eine Abweichung von plus/minus 10 Prozent bei genehmigten Kostenvoranschlägen als von der Genehmigung umfasst. Diese Toleranz ist eine Klausel des Musters und bindet Sie nur, wenn Ihr eigener Vertrag sie tatsächlich übernommen hat.

Prüfen Sie jedes Protokoll: Im Muster gelten Besprechungsprotokolle als kaufmännische Bestätigungsschreiben, und ihr Inhalt ist verbindlich, wenn Sie nicht binnen drei Werktagen schriftlich widersprechen. Auch diese Drei-Werktage-Frist steht im Muster und gilt für Sie nur, wenn Ihr Vertrag sie enthält. Weist eine Position keinen genehmigten Kostenvoranschlag und kein wirksames Protokoll auf, ist sie ein starker Kandidat für Ihre Reklamation.

Fehlt der Nachweis, fordern Sie ihn schriftlich an. Verlangen Sie die Fremdkostenabrechnung, die Abrechnung des Mediums oder die Stundenaufstellung. Nennen Sie Position, Betrag und Belegart, also Rechnung, Leistungsnachweis oder Stundenübersicht. Behalten Sie eine Kopie des Schreibens bei Ihren Unterlagen.

Fünf-Schritte-Ablaufplan

Schritt	Was Sie tun	Beleg oder Formulierung
1. Isolieren	Zeile, Betrag, Rechnungsnummer notieren	Rechnungskopie mit Markierung
2. Abgleichen	Vertrag, Kostenvoranschlag, Protokolle vergleichen	Fundstelle mit Datum
3. Beleg anfordern	Schriftlich um Nachweis bitten	Kopierfähiger Satz
4. Frist setzen	Klare Frist mit Datum nennen	Kalendereintrag
5. Freigeben und bestreiten	Unstrittiges zahlen, Rest vorbehalten	Schreiben mit Positionsliste

Das Muster verlangt vor Kosten verursachenden Arbeiten grundsätzlich einen schriftlichen Kostenvoranschlag, nimmt aber kleinere Einzelaufträge bis zur vereinbarten Höchstgrenze und laufende Arbeiten wie Zwischenaufnahmen oder Satzkosten davon aus. Fehlt der Kostenvoranschlag ohne eine solche Ausnahme, notieren Sie das als Fundstelle für Ihre Reklamation.

Schritt 4 und 5: Frist setzen, Freigabe trennen, Vorbehalt sichern

Setzen Sie eine konkrete Frist zur Klärung, etwa zehn Werktage, und notieren Sie den Ablauf in Ihrem Kalender. Beanstanden Sie Unklarheiten möglichst früh schriftlich. Prüfen Sie deshalb Ihren eigenen Vertrag auf vereinbarte Fristen sowie die Verjährung der Mängelansprüche nach § 634a BGB: Dort gelten je nach Werk zwei oder fünf Jahre ab Abnahme, im Übrigen die regelmäßige Verjährungsfrist.

Formulieren Sie die Frist als Nachforderung, nicht als pauschale Kürzung. Beispiel: "Ich bestreite Position 4 über 1.200 Euro netto, weil der Beleg nach Abschnitt G 4 des Vertrags fehlt. Bitte senden Sie die Fremdkostenabrechnung bis zum 30. September."

Nach Fälligkeit können Sie beim Werkvertrag die Zahlung eines angemessenen Teils verweigern, wenn Sie die Beseitigung eines Mangels verlangen können; angemessen ist in der Regel das Doppelte der Beseitigungskosten (§ 641 Absatz 3 BGB). Die Minderung nach § 638 BGB setzt ein mangelhaftes Werk voraus und wird durch Erklärung vollzogen.

Wie beim Rücktritt bedarf es nach § 636 BGB grundsätzlich einer erfolglos abgelaufenen Nacherfüllungsfrist, sofern kein Ausnahmefall vorliegt. Prüfen Sie bei fehlenden Belegen, welche Nachweise vertraglich geschuldet sind und ob die Voraussetzungen einer Zurückbehaltung vorliegen.

Praktische Empfehlung: Überweisen Sie unstrittige Positionen fristgerecht. Prüfen Sie vor einer Zurückbehaltung den konkreten Anspruch und die Voraussetzungen des Verzugs nach § 286 BGB. Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, gegenüber Verbrauchern nur mit Hinweis.

Beispielrechnung: Angenommen, eine Rechnung nennt 100 Stunden zu 120 Euro netto, also 12.000 Euro, und Sie haben mit der Agentur ausdrücklich vereinbart, dass die Zahlung einer prüfbedürftigen Position von 1.500 Euro bis zur Klärung aufgeschoben wird. Dann zahlen Sie die unstreitigen 10.500 Euro fristgerecht. Die übrige Zahlung richtet sich nach dem Klärungsergebnis und der Vereinbarung. Die Zahlen sind frei gewählt.

Häufige Fragen

Muss ich die ganze Rechnung zurückhalten, wenn nur eine Position strittig ist? Nein. Zahlen Sie die unstrittigen Positionen fristgerecht und bestreiten Sie nur die umstrittene Position schriftlich, gestützt auf einen konkreten Mangel. So vermeiden Sie Verzug wegen der unstreitigen Beträge.

Wie lange habe ich Zeit für eine Reklamation? Prüfen Sie Vertrag und Anspruchsart. § 634a BGB sieht für bestimmte Werkmängel zwei oder fünf Jahre ab Abnahme vor, für andere Fälle die regelmäßige Verjährungsfrist. Deren Beginn richtet sich nach § 199 BGB. Reagieren Sie bei Unklarheiten vor Ende der Zahlungsfrist, statt eine Verjährungsfrist als Zahlungsaufschub zu verstehen.

Reicht ein Anruf als Reklamation? Dokumentieren Sie das Gespräch zusätzlich in Textform mit Position, Betrag und Begründung. Bitten Sie um eine schriftliche Reaktion. So lässt sich der Inhalt Ihrer Beanstandung später nachvollziehen.